Was kostet Zapier?

Die Frage nach dem Zapier-Preis stellt sich meist an einer von zwei Stellen. Entweder du willst die ersten Handgriffe automatisieren und suchst ein Werkzeug, mit dem du ohne Technik loslegen kannst. Oder Zapier läuft schon, die Abläufe werden mehr, und die Rechnung wächst schneller als gedacht. In beiden Fällen hilft die Preisliste allein wenig, denn was Zapier dich kostet, hängt weniger am Tarif als daran, wie viele Aktionen deine Abläufe im Monat ausführen.

Kann ich Zapier kostenlos nutzen?

Ja, Zapier hat einen dauerhaft kostenlosen Free-Tarif mit 100 Tasks pro Monat. Erlaubt sind darin nur zweistufige Abläufe aus einem Auslöser und einer Aktion, Zapier prüft höchstens alle 15 Minuten auf neue Daten, und Filter, Formatter und Premium-Apps fehlen. Zum Ausprobieren reicht das, für den Betrieb im Unternehmen fast nie.

Die engste Grenze ist dabei selten die Zahl der Tasks, sondern die Zweistufigkeit. Ein Ablauf, der eine Anfrage ins CRM schreibt und zusätzlich das Team benachrichtigt, hat schon zwei Aktionen und passt nicht mehr in den Free-Tarif. Wer mehr testen will, kann laut Zapier-Preisseite den Professional-Tarif 14 Tage kostenlos nutzen, ohne Kreditkarte.

Wie rechnet Zapier ab und was zählt als Task?

Zapier rechnet pro Task ab, und ein Task ist jede erfolgreich ausgeführte Aktion in einem Ablauf. Der Auslöser zählt nicht, ebenso wenig Filter, Verzweigungen, Formatter, Wartezeiten und Testläufe im Editor. Ein Ablauf aus Auslöser und vier Aktionen kostet pro Durchlauf also vier Tasks, egal wie viele Filter dazwischen stehen.

Die Rechnung dazu ist einfach: Aktionen pro Durchlauf mal Durchläufe pro Monat. Das Zapier-Hilfecenter zu Tasks nennt das Beispiel selbst: Ein Ablauf, der eine Datei in Dropbox ablegt und eine Slack-Nachricht schickt, verbraucht zwei Tasks, bei zehn Durchläufen zwanzig.

Drei Stellen, an denen der Verbrauch schneller steigt als erwartet:

• Fehler-Pfade und Wiederholungen: Aktionen in einem Fehler-Pfad und erneut ausgeführte Schritte zählen jeweils als eigener Task.
• KI-Schritte: AI by Zapier verbraucht Tasks abhängig vom gewählten Modell, ein Aufruf über Zapier MCP kostet zwei Tasks.
• Ein gemeinsamer Topf: Alle Abläufe, KI-Schritte und Code-Schritte eines Kontos ziehen aus demselben Kontingent.

Sind die Tasks aufgebraucht, läuft in den bezahlten Tarifen mit aktivierter Pay-per-Task-Abrechnung alles weiter. Jeder zusätzliche Task kostet dann das 1,25-Fache des Grundpreises im Jahrestarif und das 2,5-Fache im Monatstarif, bis zum Dreifachen deines Kontingents. Im Free-Tarif hält Zapier neue Läufe bis zum nächsten Monat an.

Wie teuer ist Zapier bei 2.000 oder 10.000 Tasks?

Bei 2.000 Tasks im Monat kostet Zapier 49 US-Dollar im Professional-Tarif und 69 US-Dollar im Team-Tarif, bei 10.000 Tasks 129 und 169 US-Dollar, jeweils pro Monat bei jährlicher Zahlung. Wer monatlich zahlt, liegt rund 50 Prozent darüber. Der Preis steigt also direkt mit dem Volumen, nicht mit dem Funktionsumfang.

Stand 29.10.2026, Preise in US-Dollar laut Zapier.

Zapier zeigt die Preise in US-Dollar. Zahlst du in Euro, rechnet Zapier zum Kurs am Zahltag um, der Euro-Betrag schwankt also leicht von Abrechnung zu Abrechnung. Der Unterschied zwischen Professional und Team liegt nicht im Volumen, sondern in der Zusammenarbeit: Team kauft Nutzerplätze, geteilte Abläufe und Verwaltung, nicht mehr Tasks.

Was ist besser, Make oder Zapier?

Für den Preis ist Make klar besser: Make startet bei 9 US-Dollar im Monat für 10.000 Credits, Zapier verlangt für 750 Tasks 19,99 US-Dollar. Zapier punktet dafür mit dem leichtesten Einstieg und dem größten App-Katalog. Welches Werkzeug passt, hängt deshalb weniger am Preis als an der Art deiner Abläufe.

Ganz vergleichbar sind die Einheiten nicht, weil Make jedes Modul zählt und Zapier den Auslöser nicht. Selbst mit diesem Abschlag bekommst du bei Make für dasselbe Geld ein Vielfaches an Durchläufen. Wie sich die Make-Rechnung im Detail zusammensetzt, steht im Artikel was Make.com kostet. Wie sich Zapier, Make und n8n in Bedienung, Datenschutz und Einsatzgebiet unterscheiden, erklärt der ausführliche Vergleich von Zapier, Make und n8n.

Wie sieht Rene die Zapier-Kosten?

Rene Tzschoppe, Gründer von AUTIMA, sieht es klar: Zapier hat Automatisierung groß gemacht und war lange Marktführer, aber die Zeit, in der es das Werkzeug der Wahl sein sollte, ist für ihn vorbei. Sein Hauptargument ist der Preis bei wachsendem Volumen. 2.000 Tasks sind im Alltag schnell verbraucht, und bei 10.000 Tasks rechnet er mit rund 170 im Monat dafür, dass ein Tool Abläufe durchlaufen lässt.

Der Wechsel zu Make ändert für ihn nur den Preis, nicht die Grundsystematik: Auch Make rechnet monatlich nach Durchläufen ab. Die Systematik ändert sich erst mit n8n. Die Open-Source-Lösung kostet nichts und läuft auf einem eigenen Server. Rene rechnet im Video zu Zapier und n8n mit einem kleinen virtuellen Server bei einem Anbieter mit Standort in Deutschland für rund 5,49 Euro im Monat, und zwar für beliebig viele Durchläufe und Daten.

Dazu kommt für ihn die Technik: An n8n lassen sich KI, Schnittstellen und praktisch alle Tools besser anbinden. Sein Fazit: n8n ist das mächtigere Werkzeug und kostet einen Bruchteil der bisherigen Lösungen.

Ehrlicherweise gehört eine Zahl dazu, die im Serverpreis nicht steckt: Ein eigener Server will gepflegt werden. Updates, Backups und Überwachung kosten je nach Setup rund zwei bis fünf Stunden im Monat. Was Self-Hosting inklusive dieser Wartung wirklich kostet, rechnet der Artikel was n8n kostet im Detail vor.

Wann lohnt sich Zapier und wann der Umzug zu n8n?

Zapier lohnt sich, solange du wenige, einfache Abläufe mit kalkulierbarem Volumen hast und niemand einen Server betreuen soll. Sobald deine Abläufe mehrere tausend Tasks im Monat verbrauchen oder KI-Schritte dazukommen, lohnt sich die Gegenrechnung mit n8n, weil dort jeder zusätzliche Durchlauf nichts mehr kostet.

Ein Beispiel-Szenario macht den Unterschied greifbar: Ein Ablauf übernimmt neue Anfragen aus dem Website-Formular, legt den Kontakt im CRM an, schickt eine Bestätigung, benachrichtigt den Vertrieb und legt eine Aufgabe an. Das sind vier Aktionen pro Durchlauf. Bei 80 Anfragen am Tag sind das rund 9.600 Tasks im Monat, also die Stufe mit 10.000 Tasks für 129 US-Dollar im Monat im Professional-Tarif bei jährlicher Zahlung. Kommt ein Kanal dazu oder wächst die Zahl der Anfragen, folgt die nächste Stufe. Dieselben Abläufe auf einer selbst gehosteten n8n-Instanz kosten den Serverpreis plus die Wartungszeit, egal ob 80 oder 800 Anfragen am Tag eingehen.

So gehst du vor:

1. Abläufe auflisten. Welche Zaps laufen, und wie oft löst jeder aus?
2. Aktionen zählen. Pro Ablauf alle ausgeführten Aktionen, ohne Auslöser, Filter und Formatter.
3. Zwölf Monate vorausdenken. Erfolgreiche Automatisierung erzeugt fast immer mehr Läufe als geplant.
4. Betrieb klären. Wer übernimmt Updates, Backups und Überwachung, wenn du selbst hostest?

Liegt dein Volumen absehbar über einigen tausend Tasks im Monat und ist der Betrieb geklärt, ist n8n fast immer die günstigere Wahl. Den Umzug bestehender Zaps musst du dafür nicht selbst stemmen, eine n8n-Agentur zieht die Abläufe um und prüft dabei, welche Automatisierung im Portfolio noch fehlt. Was n8n überhaupt kann und warum es sich auch für KI-Abläufe eignet, erklärt der Überblick was n8n ist.