Wer gilt laut KI-Verordnung als Betreiber von KI-Systemen?

Die Frage nach der Betreiberrolle ist die erste, die jedes Unternehmen für sich klären sollte, bevor es über Risikoklassen oder Fristen nachdenkt. Denn welche Pflichten aus der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689, oft EU AI Act genannt) auf dich zukommen, hängt zuerst an deiner Rolle. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage praxisnah, er ist keine Rechtsberatung. Für die verbindliche Bewertung deines Einzelfalls brauchst du eine Anwältin oder einen Anwalt. Den Gesamtüberblick über Risikoklassen, Fristen und alle vier Rollen findest du im Leitfaden zum EU AI Act, hier geht es nur um den Betreiber.

Für wen gilt die KI-Verordnung überhaupt?

Die KI-Verordnung gilt für vier Akteure: Anbieter, Betreiber, Importeure und Händler von KI-Systemen, die in der EU auf den Markt kommen oder eingesetzt werden. Eine Untergrenze nach Unternehmensgröße gibt es nicht. Für die allermeisten Unternehmen ist dabei genau eine Rolle relevant, die des Betreibers.

Die Rollen sind in der Übersicht der Akteure im AI Act zusammengefasst. Entscheidend für den Betreiber sind zwei Merkmale: Er nutzt ein KI-System, das jemand anderes gebaut hat, und er nutzt es beruflich.

Woran erkennst du, dass du Betreiber bist?

Du bist Betreiber, sobald du ein KI-System in beruflicher Funktion einsetzt, egal ob als GmbH, Verein oder Selbstständiger. Die Definition umfasst natürliche und juristische Personen. Ob du dafür bezahlst, wie oft du es nutzt oder wie groß dein Unternehmen ist, spielt für die Rolle keine Rolle.

Typische Betreiber-Situationen im Mittelstand:

• Dein Team schreibt Angebote, Mails oder Zusammenfassungen mit einem Sprachmodell wie Claude.
• Auf deiner Website beantwortet ein zugekaufter Chatbot Kundenfragen.
• Im Marketing entstehen Bilder, Videos oder Stimmen mit KI-Werkzeugen.
• Eine Automatisierung sortiert eingehende Anfragen per KI vor.
• Im Vertrieb wertet ein KI-Tool Gesprächsnotizen aus.

Rein private Nutzung fällt nicht darunter, weil die berufliche Funktion fehlt. Wer ein Sprachmodell abends für die Urlaubsplanung nutzt, ist kein Betreiber. Läuft dasselbe Werkzeug morgens für Kundenkorrespondenz, ist die Schwelle überschritten.

Wann wird ein Betreiber zum Anbieter?

Ein Betreiber kann zum Anbieter werden, wenn er ein zugekauftes KI-System wesentlich verändert oder unter eigenem Namen weitervertreibt. Dann gelten für ihn die deutlich strengeren Anbieterpflichten. Das ist die wichtigste Weiche der ganzen Rollenfrage, und sie wird oft übersehen, weil sich am eigenen Arbeitsalltag scheinbar nichts ändert.

Zwei Konstellationen verdienen einen genauen Blick:

1. Eigene KI-Produkte auf fremder Technik. Wer auf Basis eines eingekauften Sprachmodells einen Assistenten baut und ihn unter eigener Marke anbietet, steht nicht mehr nur als Nutzer da.
2. Wesentliche Veränderungen. Wer ein zugekauftes System so umbaut, dass es einen anderen Zweck erfüllt als vom Hersteller vorgesehen, verlässt die reine Betreiberrolle.

Besonders deutlich wird das bei Hochrisiko-KI. Der Pflichtenkatalog aus Risikomanagement, technischer Dokumentation, Konformitätsbewertung und Registrierung richtet sich in erster Linie an den Anbieter. Wie du erkennst, ob ein System in diese Klasse fällt, steht im Beitrag zum Hochrisiko-KI-System.

Welche Pflichten hat ein Betreiber?

Ein Betreiber muss vor allem sein Team KI-kompetent machen, verbotene Praktiken unterlassen und bestimmte KI-Inhalte offenlegen. Die Pflichten für Betreiber sind deutlich schlanker als für Anbieter, aber sie sind nicht null, und zwei davon greifen unabhängig von Risikoklasse und Unternehmensgröße.

KI-Kompetenz nach Artikel 4 ist die Pflicht, die am häufigsten übersehen wird. Anbieter und Betreiber müssen nach besten Kräften für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ihres Personals sorgen. Ein festes Zertifikat schreibt die Verordnung nicht vor, die Angemessenheit richtet sich nach Wissen, Einsatzkontext und den Personen, mit denen die KI arbeitet.

Die Verbote nach Artikel 5 betreffen Betreiber genauso wie Anbieter: Ein System, das unter eine der acht verbotenen Praktiken der KI-Verordnung fällt, darf nicht eingesetzt werden, auch wenn es ein Dritter gebaut hat.

Bei Artikel 50 teilt sich die Verantwortung. Die Kennzeichnung von Chatbots und die maschinenlesbare Markierung von KI-Outputs liegen beim Anbieter, die Offenlegung veröffentlichter Deepfakes und die Information über Emotionserkennung beim Betreiber. Was das für Social Posts, Bilder und Videos heißt, erklärt der Beitrag zur KI-Kennzeichnungspflicht in Deutschland.

Wer ist im Unternehmen für die KI verantwortlich?

Verantwortlich ist der Betreiber selbst, also das Unternehmen als juristische Person, nicht die Mitarbeiterin, die das Werkzeug bedient. Bei Selbstständigen ist es die natürliche Person, die das System beruflich einsetzt. Die Pflichten aus der Verordnung lassen sich intern verteilen, aber nicht abgeben.

Ein häufiges Missverständnis: Der AI Act schreibt keinen KI-Beauftragten vor. Anders als die Datenschutz-Grundverordnung beim Datenschutzbeauftragten gibt es keine Pflicht, eine solche Rolle zu benennen. Sinnvoll ist eine zuständige Person trotzdem, weil KI-Kompetenz, Dokumentation und die Frage nach der eigenen Rolle sonst liegen bleiben. Was diese Rolle leisten muss und wo ihre Grenzen liegen, steht im Beitrag zum KI-Beauftragten.

Für die Fristen gilt eine klare Kette: Die Verordnung trat am 1. August 2024 in Kraft. Seit dem 2. Februar 2025 gelten Verbote und KI-Kompetenz, seit dem 2. August 2025 die Sanktionsvorschriften, seit dem 2. August 2026 die Transparenzpflichten und die Hochrisiko-Pflichten nach Anhang III. Am 2. August 2027 folgt die Hochrisiko-Einstufung über Produktsicherheit nach Artikel 6 Absatz 1. Für kleine und mittlere Unternehmen werden Bußgelder nach dem jeweils niedrigeren Wert bemessen (Art. 99), eine Befreiung ist das nicht.

Wie ordnet AUTIMA die eigenen KI-Systeme ein?

AUTIMA führt seit Juli 2026 ein Verzeichnis aller eingesetzten KI-Systeme nach EU AI Act, in dem jedes System mit Zweck, Rolle und Risikoklasse steht. Aktuell sind dort elf Systeme eingetragen. Bei neun davon ist AUTIMA Betreiber, bei zwei Anbieter. Genau diese Verteilung zeigt, wie schnell ein Unternehmen beide Rollen gleichzeitig innehat.

Betreiber ist AUTIMA überall dort, wo zugekaufte Werkzeuge im eigenen Betrieb laufen: Sprachmodelle in Automatisierungen, Bildgenerierung, die geklonte Stimme für Audio-Versionen oder Avatar-Videos. Anbieter ist AUTIMA bei zwei Assistenten, die zwar auf eingekauften Sprachmodellen aufsetzen, aber unter eigenem Namen laufen: der Chat-Assistentin auf der eigenen Website und einem KI-Berater im internen Dashboard. Für die Website-Assistentin gilt deshalb die Anbieterpflicht aus Artikel 50: Sie gibt sich gleich zu Beginn des Gesprächs als KI zu erkennen. Offen nachlesbar ist das auf der Seite zur KI-Transparenz.

Drei Regeln aus diesem Verzeichnis lassen sich direkt übernehmen:

• Jedes System bekommt eine Rolle. Ein KI-System, das nicht eingetragen ist, gilt als nicht freigegeben.
• Eigene Marke heißt Rollenprüfung. Sobald ein Assistent unter eigenem Namen nach außen geht, wird die Anbieterfrage neu gestellt.
• Kein KI-System entscheidet über Menschen. Wo eine KI etwas vorschlägt, gibt ein Mensch frei.

Diese Einordnung stammt nicht aus zweiter Hand: René Tzschoppe, EU AI Act Beauftragter mit TÜV Rheinland geprüfter Qualifikation, trägt das Prüfzeichen mit der ID 0217466644, gültig bis 27.07.2029.

Die Qualifikation belegt Fachkunde, keine Rechtsberatung, der Hinweis vom Anfang gilt unverändert. Praktisch bedeutet sie, dass die Rollenfrage Teil der Planung ist, bevor ein KI-System gebaut oder eingeführt wird. Wenn du für dein Unternehmen klären willst, welche KI-Einsätze sinnvoll sind und welche Rolle du dabei einnimmst, ist die KI-Strategie-Beratung der passende Einstieg.