n8n oder Power Automate?

Die Frage kommt fast immer aus Unternehmen, die schon Microsoft 365 nutzen. Power Automate ist im Lizenzpaket irgendwie dabei, die IT kennt es, und trotzdem fällt im Gespräch über Automatisierung immer öfter der Name n8n. Hier bekommst du die kurze Entscheidungshilfe für genau diese Lage. Den breiten Vergleich mit Zapier und Make findest du im Beitrag Zapier vs. Make vs. n8n.

Sind n8n und Power Automate dasselbe?

Nein, n8n und Power Automate verfolgen dasselbe Ziel mit zwei verschiedenen Modellen. Beide verbinden Programme über Auslöser und Aktionen zu automatischen Abläufen. Power Automate ist ein Cloud-Dienst von Microsoft, eng verzahnt mit Microsoft 365, Dynamics und Azure, und wird pro Nutzer oder pro Bot lizenziert. n8n ist fair-code, läuft in der n8n-Cloud oder auf deinem eigenen Server, und du zahlst dort nicht pro Nutzer.

Die Unterschiede im Überblick:

Der größte praktische Unterschied liegt beim Thema KI. In Power Automate arbeitest du mit den KI-Bausteinen, die Microsoft anbietet, also Copilot und AI Builder. In n8n wählst du das Sprachmodell selbst, etwa Claude, und baust KI-Agenten als Schritt direkt in den Ablauf ein: ein Agent liest eine Anfrage, prüft Daten im CRM und schreibt einen Antwortentwurf, bevor ein Mensch freigibt. Für Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, kommt die Datenhoheit dazu. Mit einer selbst gehosteten n8n-Instanz entscheidest du, auf welchem Server in welchem Land die Daten verarbeitet werden.

Was n8n grundsätzlich ist und wie ein Workflow aufgebaut ist, steht im Beitrag Was ist n8n.

Was kosten n8n und Power Automate im Vergleich?

Power Automate kostet pro Kopf, n8n kostet pro Server. Viele Microsoft-365-Lizenzen enthalten bereits Abläufe mit Standard-Konnektoren. Sobald du Premium-Konnektoren wie freie HTTP-Aufrufe, SQL oder Dataverse brauchst, wird Power Automate Premium fällig, laut Microsofts Preisliste 15 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Unbeaufsichtigte Bots laufen über Power Automate Process für 150 US-Dollar pro Bot und Monat.

Bei n8n verschiebt sich die Rechnung. Die selbst gehostete Community-Version ist für die interne Nutzung unter der Sustainable Use License kostenlos, es fallen Server, Einrichtung und Wartung an. Ob zehn oder hundert Leute von einem Ablauf profitieren und ob er hundertmal oder hunderttausendmal im Monat läuft, ändert die Serverrechnung kaum.

Daraus ergibt sich eine einfache Faustregel:

• Wenige Nutzer, Abläufe nur in Microsoft 365: Power Automate ist oft schon bezahlt.
• Viele Nutzer oder viele Premium-Anbindungen: Die Lizenzkosten pro Kopf wachsen mit, n8n bleibt stabil.
• Hohes Volumen und KI-Schritte: n8n rechnet sich meist deutlich früher.

Welche Posten beim Selbst-Hosten wirklich anfallen, rechnet der Beitrag Was kostet n8n durch.

Wird Power Automate eingestellt oder umbenannt?

Nein, Power Automate wird nicht eingestellt. Microsoft hat das Produkt im November 2019 auf der Konferenz Ignite von Microsoft Flow in Power Automate umbenannt, damit der Name zur Power Platform mit Power Apps und Power BI passt. Seitdem baut Microsoft es weiter aus, zuletzt als Baustein für Copilot Studio, dessen Agenten Cloud-Flows aus Power Automate aufrufen.

Was es gibt, sind Umbauten im Detail. Einzelne Zusatzwerkzeuge laufen aus, und Copilot Studio hat mit den Agent Flows eine eigene Automatisierungsebene bekommen, die ähnlich aussieht, aber separat lizenziert wird. Für dich heißt das: Wer auf Power Automate setzt, setzt nicht auf ein Auslaufmodell, muss aber damit rechnen, dass Microsoft Funktionen und Lizenzen zwischen seinen Produkten verschiebt. Bei n8n liegt diese Entscheidung bei dir, weil die Version auf deinem Server läuft, bis du sie aktualisierst.

Wann ist Power Automate wirklich nützlich?

Power Automate ist dann nützlich, wenn deine Abläufe im Microsoft-Kosmos beginnen und enden. Eine Freigabe in Teams, die eine Datei in SharePoint verschiebt und eine Mail aus Outlook schickt, baust du dort in wenigen Minuten, ohne neues Tool, ohne neuen Server und ohne zusätzliche Anmeldung. Die Rechteverwaltung läuft über die bestehenden Microsoft-Konten.

Drei Fälle, in denen Power Automate klar vorn liegt:

• Alte Windows-Programme ohne Schnittstelle. Die Desktop-Automatisierung klickt sich durch Oberflächen, wo n8n keinen Zugang hat.
• Strenge Microsoft-Vorgabe der IT. Wenn kein zusätzliches System betrieben werden darf, ist das eingebaute Werkzeug der kürzeste Weg.
• Einzelne Mitarbeitende automatisieren ihren eigenen Alltag. Kleine persönliche Abläufe in Outlook und Excel brauchen kein zentrales System.

Die Grenze zeigt sich, sobald ein Ablauf aus Microsoft herausführt: ins CRM, in das E-Mail-Marketing-Tool, in den Onlineshop oder zu einem Sprachmodell deiner Wahl. Dann landest du schnell bei Premium-Konnektoren, und jede weitere Person, die den Ablauf mitnutzt, kostet eine Lizenz.

Wie sieht Rene die Wahl zwischen n8n und lizenzbasierten Tools?

Rene Tzschoppe, Gründer von AUTIMA, sieht den entscheidenden Unterschied nicht im Funktionsumfang, sondern in der Abrechnung. Wer von einem Tool, das nach Nutzung oder Durchläufen abrechnet, zum nächsten solchen Tool wechselt, zahlt vielleicht weniger, ändert aber nichts am Prinzip. In seinen Worten: "Wir ändern zwar den Preis, weil es günstiger wird, aber wir ändern nicht die Grundsystematik. Die Grundsystematik änderst du mit einem Tool wie n8n."

Seine Begründung hat zwei Teile:

• Feste Kosten statt mitwachsender Rechnung. n8n installierst du auf einem eigenen, in Deutschland gehosteten Server. Der kostet einen kleinen festen Betrag im Monat, egal wie viele Abläufe und Daten darüber laufen.
• Mehr Anbindung, mehr KI. "Du kannst an n8n viel besser KI integrieren, du kannst alle Tools integrieren, du kannst Schnittstellen da reinbauen." Für Rene ist n8n deshalb "das mächtige Monster", und das zu einem Bruchteil der Kosten.

Auf Power Automate übertragen heißt das: Die Lizenz pro Nutzer ist dieselbe Grundsystematik in anderer Form. Solange ein Unternehmen klein ist und nur in Microsoft 365 arbeitet, fällt das kaum ins Gewicht. Sobald Automatisierung zum Kern des Betriebs wird, zählt das Modell mehr als die Oberfläche.

Wie entscheidest du dich zwischen n8n und Power Automate?

Du entscheidest dich am schnellsten über drei Fragen: Wo beginnen und enden deine Abläufe, wie viele Menschen nutzen sie, und welche Rolle spielt KI? Liegen alle drei Antworten in Microsoft 365 und bei wenigen Personen, reicht Power Automate. Führen die Abläufe in andere Systeme, betreffen viele Mitarbeitende oder brauchen ein Sprachmodell, ist n8n die tragfähigere Basis.

Diese drei Fragen helfen dir bei der Einordnung:

1. Wo liegen deine Daten heute? Fast alles in Outlook, Teams und SharePoint spricht für Power Automate. Verteilt auf CRM, Shop, E-Mail-Marketing und Branchensoftware spricht für n8n.
2. Wer nutzt die Abläufe? Persönliche Helfer für Einzelne passen zu Power Automate. Abläufe, die ein ganzes Team oder Kunden betreffen, gehören in ein zentrales System.
3. Soll KI mitarbeiten? Wenn ein Sprachmodell Texte prüft, Anfragen sortiert oder Antworten vorbereitet, gibt dir n8n die freie Wahl des Modells und die volle Kontrolle über jeden Schritt.

Bei AUTIMA laufen die eigenen Abläufe auf einer selbst gehosteten n8n-Instanz, darunter die automatische Aufbereitung von Kundengesprächen zu Protokollen und Aufgaben, wie im Beitrag zum Meeting-Protokoll mit KI beschrieben, sowie die komplette Content-Produktion mit mehreren KI-Agenten. Dort hängen CRM, Projektmanagement, Telegram und mehrere Sprachmodelle an einem gemeinsamen System. Beispiele aus Kundenprojekten zeigt der Beitrag zur n8n-Automatisierung im Mittelstand.

Ein pragmatischer Weg für Microsoft-Unternehmen ist die Arbeitsteilung: kleine persönliche Abläufe bleiben in Power Automate, prozessübergreifende Automatisierungen mit KI und externen Systemen laufen zentral in n8n. Wenn du diese Aufteilung für deine Prozesse sauber planen willst, ist eine Workflow-Automatisierung mit klarer Prozessaufnahme der erste Schritt, nicht die Tool-Wahl.