AUTIMA · KUNDENPROJEKT
Wie können kleine und mittelständische Unternehmen die Zahl der Bewerbungen von Top-Talenten mit der „Leuchtturm-Methode“ in 6 simplen Schritten massiv steigern?
Thomas Henry · Getränkehersteller
können kleine und mittelständische Unternehmen die Zahl der Bewerbungen von Top-Talenten mit der „Leuchtturm-Methode“ in 6 simplen Schritten
Stellenbörsen, auf denen eine Stelle mit einem Klick ausgeschrieben werden kann
Dauer einer Bewerbung über das DSGVO-konforme Online-Formular
Zeitersparnis pro Bewerbung durch automatisierte Prozesse
Was du in dieser Fallstudie erfährst
- ✦Wie KMU dank der einzigartigen Leuchtturm-Methode hochkarätige Bewerber anziehen, statt ihnen hinterherlaufen zu müssen
- ✦Mit welchen simplen Schritten Personalabteilungen bis zu 45 Minuten pro Bewerbung einsparen (und gleichzeitig DSGVO-konform werden)
- ✦Warum Sie E-Mail-Adressen auf Ihrer Karriereseite dringend durch Bewerbungsformulare ersetzen sollten (die DSGVO ist nicht der einzige Grund)
- ✦Wie der bekannte Berliner Tonic-Hersteller Thomas Henry seinen Recruiting-Prozess mit Connectoor und KlickTipp automatisiert hat
Automatisierte Recruitingprozesse
Das Blatt hat sich gewendet: Während KMU vor 15 Jahren noch 20, 30 oder 40 Bewerbungen pro Monat bekamen, ist heute der Fachkräftemangel in aller Munde. Mittlerweile müssen sich die Unternehmen um Bewerber bemühen – nicht andersrum.
Die Dimension des Problems ist enorm: In Deutschland sind dauerhaft mehr als eine Million Stellen unbesetzt. Und der Mangel trifft nicht alle gleich. Über alle Unternehmensgrössen verteilt sich der Fachkräftemangel ungleich: Konzerne spüren ihn zu rund 9 Prozent, der Mittelstand zu 39 Prozent – die Kleinstunternehmen aber zu 52 Prozent.
Das Bittere daran: Genau die Unternehmen mit dem grössten Problem haben am seltensten eine Lösung. Während die Grosskonzerne längst Recruiting-Software einsetzen, tun das rund 96 Prozent aller Unternehmen in Deutschland bis heute nicht. Der Mittelstand und die Kleinstunternehmen stehen weitgehend ohne digitale Werkzeuge da.
Bei den meisten Unternehmen sind Bewerbungen und neue Mitarbeiter eine Wachstumsbremse.
Warum? Nun, mit mehr Aufträgen geht auch eine erhöhte Belastung des bestehenden Teams einher. Früher oder später müssen neue Mitarbeiter eingestellt werden – und genau hier liegt der Hund begraben.
PDF-Ausschreibungen, manuelle Bearbeitung, unqualifizierte Bewerbungen: Das sind nur 3 Probleme von ineffizientem Recruiting, die ultimativ in einem Fachkräftemangel resultieren (und auch noch eine erhebliche Menge Geld und Zeit verschlucken).
Es ist nicht unüblich, dass Bewerber Wochen oder gar Monate auf Rückmeldungen warten. Folglich schauen sich immer mehr Bewerber bei der Konkurrenz um. Eine Situation, in der niemand gewinnt: Der Bewerber muss zu lange warten und das Unternehmen gewinnt keine neuen Mitarbeiter, welche dringend benötigt werden.
Die Konsequenzen von ineffizienten Recruiting spürt man auch im bestehenden Team: Da kaum neue Mitarbeiter eingestellt werden, lastet immer mehr Arbeit und Verantwortung auf immer weniger Schultern. Bestehende Mitarbeiter arbeiten an der Belastungsgrenze und brennen auf Dauer aus. Eine Spirale, die in Existenzängsten endet.
Die Lösung ist so genial, wie simpel: Sichtbarkeit und automatisierte Prozesse. Als wir die bekannte Getränkemarke Thomas Henry als Kunden gewannen, haben wir genau das umgesetzt – mit durchschlagendem Erfolg.
Thomas Herny Getränkehersteller
Die Herausforderung
Die Herausforderungen von KMU´s wie Thomas Henry
Zu wenige Bewerbungen
Heutzutage haben Arbeitnehmer die Auswahl, nicht der Arbeitgeber. Viele Unternehmen erhalten zu wenige Bewerbungen, weil sie sich nicht aktiv darum kümmern, sondern einfach auf Anfragen hoffen.
Stellen nur als PDF auf der eigenen Seite
Die Stellenausschreibung liegt als PDF auf der Homepage, muss manuell eingepflegt werden und ist für eine Personalerin ohne IT-Kenntnisse kaum zu handhaben. Jede Korrektur, jeder Tippfehler bedeutet einen neuen Umweg über die Webseiten-Pflege.
Zu hoher manueller Aufwand pro Bewerbung
Jede einzelne Bewerbung beansprucht die Aufmerksamkeit mehrerer Mitarbeiter. E-Mails müssen weitergeleitet und Antworten abgewartet werden, wodurch viel Zeit verstreicht, bis der Bewerber eine Antwort erhält.
Die „bewerbung@“-Adresse als DSGVO-Risiko
Bewerbungen laufen über ein Sammelpostfach, werden intern per E-Mail weitergeleitet und landen über tägliche Backups in zahllosen Kopien. Verlangt ein Bewerber später die Löschung seiner Daten, ist sie praktisch nicht mehr vollständig durchführbar.
Fehlende Kommunikation im Bewerbungsprozess
Durch den hohen Aufwand müssen Bewerber teils Monate auf Antworten der Zuständigen warten. Die Folge: Bewerber springen ab und bewerben sich bei anderen Unternehmen – und hinterlassen schlechte Bewertungen auf Plattformen wie Kununu, was den Ruf als Arbeitgeber dauerhaft beschädigt.
Die Lösung
Die Lösung: Automatisierung
Sichtbarkeit im Internet
Unternehmen müssen heutzutage Präsenz zeigen. Wer A-Mitarbeiter haben will, muss in den sozialen Medien und auf Job-Plattformen sichtbar werden. Eine Stellenausschreibung auf der Homepage ist nicht länger ausreichend.
Stellen mit einem Klick auf bis zu 1.000 Börsen
Über das Multi-Posting von Connectoor lässt sich eine Stelle mit einem einzigen Klick auf der eigenen Homepage, in sozialen Netzwerken und auf bis zu 1.000 externen Stellenbörsen ausschreiben – darunter Indeed, Monster, Stepstone und Jobscout. Über Connectoor sind diese Ausschreibungen in der Regel 20 bis 60 Prozent günstiger als bei einer Direktbuchung, auf Indeed sogar kostenlos.
Zwei Zeilen Code auf der Thomas-Henry-Website
Connectoor ist direkt in die Website von Thomas Henry eingebunden – mit zwei Zeilen Code, einmal per Copy-and-paste eingefügt. Danach muss niemand mehr an die Homepage ran: Stellen werden komplett im Tool ein- und ausgeschaltet, korrigiert und verwaltet.
Bewerbung in unter 30 Sekunden statt per E-Mail
Statt der „bewerbung@“-Adresse öffnet sich auf der Seite und in jeder Stellenbörse ein schlankes Bewerbungsformular. Der Bewerber lädt seine Unterlagen sicher und verschlüsselt hoch – die komplette Bewerbung dauert weniger als 30 Sekunden.
Bewerber zentral verwalten wie im CRM
Alle Bewerbungen laufen an einem Ort zusammen und werden übersichtlich wie in einem CRM-System dargestellt – inklusive Bewertung per Sterne-System. Bewerber lassen sich DSGVO-konform per Klick intern teilen, ohne eine einzige E-Mail und ohne Daten über das Unternehmen zu streuen.
Automatisierte Bewerberkommunikation
Bei der Bearbeitung von Bewerbungen fallen viele Tätigkeiten an, die problemlos automatisiert werden können. Über KlickTipp werden Bewerber automatisiert über den Status informiert – Eingangsbestätigung, engere Auswahl oder eine AGG-konforme Absage. Absagen gehen bewusst nicht am Freitag, am Wochenende oder an Feiertagen raus, und nach Ablauf der Frist werden die Daten automatisch gelöscht.
Termine ohne Telefon-Pingpong
Für Vorstellungsgespräche wählt der Bewerber seinen Termin über E-Termin selbst aus dem hinterlegten Kalender. Eine automatische Terminvorbereitung und eine SMS-Erinnerung zwei Stunden vorher reduzieren geplatzte Termine bei den Kunden nahezu auf null.
Automatisierte Bearbeitung der Bewerbungen
Auch beim Bearbeiten der Bewerbungen können Prozesse deutlich verschlankt werden. Dank Connectoor und KlickTipp können Bewerbungen DSGVO-konform an einem zentralen Ort bearbeitet werden. Das resultiert in schnelleren Rückmeldungen für Bewerber und weniger Zeitaufwand für das Unternehmen.
Der ganze Prozess in klare Schritte zerlegt
Der komplette Bewerbungsweg ist in einzelne, verdauliche Schritte zerlegt – in der Grundversion 14 Stück, individuell pro Unternehmen anpassbar. An jedem Punkt entscheidet das Unternehmen nur: weiter oder nicht. Hinterlegt sind dafür aktuell 25 fertige Kampagnen, von der Eingangsbestätigung über die Terminvorbereitung bis zur Onboarding-Strecke für neue Mitarbeiter.
Resultate
Die Resultate der Automatisierung bei Thomas Henry
▸Spürbar einfacher, schneller und übersichtlicher: Rund vier Monate nach der Einführung von Connectoor und KlickTipp läuft der Recruiting-Prozess bei Thomas Henry deutlich runder – und macht der Personalabteilung wieder mehr Spass.
▸Zufriedenere Bewerber: Durch die automatisierte Kommunikation erhält jeder Bewerber in regelmässigen Abständen ein Feedback zum aktuellen Stand seiner Bewerbung. Nichts läuft mehr ins Leere – ein direkter Hebel für die Arbeitgeber-Reputation.
▸Bewertungen auf den sozialen Medien: Mittels automatisierten E-Mail-Kampagnen werden regelmäßig Bewertungen auf Facebook und co. eingesammelt, was zu höherem Ansehen führt.
▸Geringere Fehleranfälligkeit: Wenn KlickTipp manuelle Tätigkeiten automatisiert, wird das Fehlerpotential minimiert. Das wiederum sorgt für weniger Stress und weniger Fehler.
▸Entlastung für das Team: Durch die Automatisierung wurde die HR-Abteilung von Thomas Henry deutlich entlastet – zeitlich, als auch mental. Stress bei Bewerbungen war gestern.
Das sagt Thomas Henry selbst
„Was ist eigentlich passiert, seitdem wir das Tool vor circa vier Monaten bei uns im Unternehmen implementiert haben? Ich kann nur sagen: Der Prozess läuft seitdem einfacher, schneller, übersichtlicher und macht viel mehr Spass.
Eins von vielen Beispielen ist die höhere Zufriedenheit in der Kommunikation zwischen Bewerber und uns als Unternehmen. Denn durch die Recruiting-Automatisierung erhält der Bewerber in regelmässigen Abständen ein Feedback zum aktuellen Stand seiner Bewerbung – nichts läuft mehr ins Leere.“
CARO · PERSONALABTEILUNG THOMAS HENRY
Was wäre das bei dir?
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Ersparnis pro Jahr
17.900 €
entspricht 276 Stunden freigesetzter Zeit im Jahr.
| Heute | Mit System | |
|---|---|---|
| Manuelle Arbeit | 8 Std./Woche | 2 Std./Woche |
| Zeit zurück | — | 6 Std./Woche · 276 Std./Jahr |
| Wert der Zeit | — | 1.500 € / Monat · 17.900 € / Jahr |
Richtwert, kein Angebot. Konservativ mit 46 Arbeitswochen/Jahr gerechnet; Setup- und Betriebsaufwand nicht gegengerechnet. Den realen Hebel schauen wir im Erstgespräch gemeinsam an.
Ein Gespräch. Ein klarer Blick auf deinen Prozess. Kein Verkaufsdruck.
Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf deinen Prozess und zeigen dir, wo dein unsichtbares Team den größten Hebel hätte. Danach entscheidest du in Ruhe.