Automatisierte Eventagentur

Wie erzielt, unser Kunde, Event-Dienstleister Johannes Kirsch durch Automatisierung pro Jahr 101.265 € mehr Umsatz und spart gleichzeitig 207 Tage Arbeitszeit ein?

Was Du in dieser Fallstudie erfährst

Mit welcher zeitsparenden Methode Johannes Kirsch in 8 Monaten 43 % mehr Aufträge generiert

Wie Sie Ihre Nachfassquote mit einer simplen Prozess-Automatisierung um bis zu 250 % steigern

Wie Event-Dienstleister die Kundenkommunikation automatisieren, sodass Informationen schneller verfügbar sind (und Events somit einfacher planbar sind)

Automatisierte Angebotsnachverfolgung

Johannes Kirsch war schon immer begeisterter Tischfußballer und wurde sogar mehrfach zum Deutschen Meister gekürt. Leider zwang ihn sein gesundheitlicher Zustand, eine bis dahin steile Karriere als Profisportler nach zehn Jahren zu beenden.

Das Thema Tischfußball ließ ihn aber nicht los. So beschloss er, weiterhin in der Branche aktiv zu sein. Nicht mehr als Spieler, sondern als Event-Dienstleister. Mit seinem Unternehmen Kivent vermietet er unter anderem Kickertische und organisiert Firmen-Events.

Das Problem: Die Organisation erwies sich als langwierig. Bis alle notwendigen Informationen vom Kunden vorliegen, vergehen teils mehrere Wochen. Das ist nicht nur ineffizient, sondern auch nervenaufreibend.

Folglich versank er und sein Team immer weiter in einem administrativen Chaos, statt sich um umsatzsteigernde Aktivitäten kümmern zu können.

Heute verläuft die Informationsbeschaffung automatisiert ab. Somit sind zeitliche Freiräume für neue Projekte entstanden, wie beispielsweise einer Online-Kickerschule oder dem Herstellen eines eigenen Kickertisches.

Wie Johannes das geschafft hat? Automatisierung.

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JOHANNES KIRSCH
Event-Dienstleister

Die Herausforderungen von Event.Agenturen

Hoher Zeitaufwand beim Erstellen von Angeboten

Das Erstellen und Nachfassen von Angeboten nahm rund 2 Stunden pro Angebot in Anspruch. Bei rund 421 Angeboten kommt man somit auf 842 Stunden Zeitaufwand und 42.100 € Kosten pro Jahr!

Geringe Nachfassquote

Der Zeitaufwand bei der Angebotserstellung wirkt sich auch auf die Nachfassquote aus: Es bleibt kaum Zeit über, um Interessenten aktiv nachzutelefonieren. Die Folge: hohe entgangene Umsätze, da nur rund 40 % der Angebote nachgefasst wurden.

Manueller Aufwand bei der Informationsbeschaffung

Ein Event in der Zukunft mit Kickertischen und Co. zu versorgen, verlangt sorgfältige Planung. Hier kam es oftmals zu einem Hin und her zwischen Kunden und Anbieter, da notwendige Informationen nicht direkt beschaffen werden können oder sich spontan Änderungswünsche ergeben.

Die Lösung: Automatisierung

Automatisierte Rechnungserstellung

Johannes hat eine simple Automatisierung erstellt: Sobald ein Angebot in seiner Rechnungs-Software erstellt wurde, erhält der Kontakt automatisch Erinnerungs-E-Mails durch KlickTipp.

Vertriebsautomatisierung durch E-Mail oder SMS

Bleibt ein Angebot 7 Tage nach Erstellung unbeantwortet, wird der Vertrieb automatisch informiert. Dieser kann mit einem Klick entscheiden, ob eine automatisierte Nachfass-Kampagne per E-Mail starten oder der Kunde angerufen werden soll.

Informationen automatisch einholen

Ein Kontaktformular, auf dem Interessenten vorab alle notwendigen Informationen eintragen können, wurde mit KlickTipp verbunden. Somit werden diese Informationen an KlickTipp übergeben. Das Team kann mit wenigen Mausklicks alle relevanten Daten abrufen. Das reduziert die Bearbeitungszeit deutlich.

Automatisierung funktioniert auch für dich!

Die Automatisierung erlaubte es Johannes und seinem Team, sich auf die großen und wichtigen Kunden zu konzentrieren, statt die meiste Zeit mit Nachfassen von kleinen Aufträgen zu verschwenden. Auch die Informationsbeschaffung läuft nun bedeutend schneller ab.

Bei gleichbleibender Teamgröße hat er nicht nur massiv Zeit eingespart, sondern seinen Umsatz auch massiv angekurbelt.

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Die Resultate im ersten Jahr der Automatisierung

Diese Zahlen sind beeindruckend, aber bei weitem noch nicht alle Vorteile der Automatisierung:

Fokus auf das Wesentliche: Die Vermietung von Kickertischen ist zwar ein wichtiger Bestandteil der kivent GmbH, erzeugt allerdings gemessen am Umsatz viel Aufwand. Durch die Automatisierung kann sich Johannes wieder auf die echten Umsatztreiber konzentrieren: der Organisation von Kicker-Teamevents, die Spaß machen.

Zeit für das, wofür er angetreten ist: Die Automatisierung hält Johannes den Rücken frei, sodass er sich wieder auf das konzentrieren kann, wofür er angetreten ist: nämlich der Entwicklung „des geilsten Kickertisches der Welt: dem Guardian“.

Professioneller Ersteindruck: Johannes erhält und versendet alle notwendigen Event-Informationen durch automatisierte E-Mail-Kampagnen. So kann sich sein Team perfekt auf das Event vorbereiten und die Organisation verläuft ohne Reibungsverluste.